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e-Document: Gestione Documentale e Conservazione Sostitutiva
La gestione documentale
La realizzazione di un sistema di gestione documentale deve porsi come obiettivi primari: l'incremento della produttività del personale, la riduzione dei tempi di accesso alle informazioni ed ai documenti, la riduzione dei tempi di distribuzione delle informazioni con controllo automatico dei profili di distribuzione, la realizzazione di un sistema aperto e modulabile per adattarsi alle future esigenze di ampliamento delle funzionalità o di modifica dell'organizzazione.
Dal sistema documentale informatico si aspetta un profondo cambiamento del modo di lavorare: l'applicazione del protocollo informatico a norma di legge, l'eliminazione dei registri cartacei, l'archiviazione e la gestione ottica dei documenti, la posta elettronica quale principale strumento di comunicazione, l'utilizzo della firma digitale, ma soprattutto l'impostazione di tutta la lavorazione e l'iter del documento dal momento stesso del suo ricevimento, con la definizione di tempi, responsabilità e ruoli.
Il sistema informatico
e-Document è una piattaforma informatica web-based per l'acquisizione dei dati, l'automazione e la gestione del flusso dei documenti aziendali.
Permette di gestire qualsiasi tipo di informazione proveniente da fonti diverse: documenti cartacei acquisiti digitalmente, documenti creati da applicazioni, documenti o tabulati provenienti da spool di stampa, immagini grafiche o fotografiche, manuali, libri, disegni tecnici, ecc. ecc.
Può essere utilizzato per la gestione di tutta la fase inerente la protocollazione e la gestione dei documenti nel pieno rispetto della normativa DigitPA (ex C.N.I.P.A.) sul Protocollo Informatico ed Archiviazione Ottica Sostitutiva.
Architettura del sistema
L'architettura del sistema si basa su una architettura enterprise di tipo client-server a n livelli con piattaforma di riferimento del server un sistema J2EE (Java 2 Enterprise Edition), che, proponendo un'architettura a componenti basata su standard ed una capacità di modularizzazione per grandi applicazioni tipica di Java, è dotata di strumenti per l'integrazione, la sicurezza e l'autenticazione che offrono una maggiore scalabilità ed una portabilità totale delle applicazioni indipendentemente dalla piattaforma hardware utilizzata.
Il vantaggio principale di questo tipo di architettura è che non è necessario installare nessun tipo di software (driver, librerie) sul client, che sarà indipendente sia dalla piattaforma utilizzata che dalle problematiche di accesso al livello archivio dati, in quanto il requisito base richiesto di base per accedere al sistema è rappresentato da un browser per Internet come ad esempio Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Netscape Navigator o Safari.
Modulo Protocollo Informatico e Gestione Documentale
Il sistema di gestione documentale è il componente principale del sistema di archiviazione dei documenti in formato elettronico, e rappresenta il motore del sistema documentale, in quanto fornisce tutti gli strumenti base per gestire problematiche documentali anche di notevole complessità.
Il modulo di gestione documentale prevede la gestione elettronica dei documenti con le seguenti modalità:- registrazione e trattamento dei documenti digitali;
- classificazione ed archiviazione dei documenti;
- assegnazione e smistamento per via telematica;
- realizzazione di un repository documentale;
- integrazione a sistemi o workflow aziendali.
e-Document può essere utilizzato per la gestione di tutta la fase inerente la protocollazione dei documenti ed deve essere realizzato nel pieno rispetto della normativa DigitPA (ex C.N.I.P.A.) sul Protocollo Informatico.
Modulo Conservazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronica
La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, mirata a garantire l'equivalenza tra un documento, sia digitale che cartaceo, e le sue copie digitali.
La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad Aziende e all'Amministrazione Pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione.
La conservazione ottica sostitutiva permette di eliminare la carta e rendere la gestione documentale ancora più efficace e produttiva.
Grazie all'utilizzo della firma digitale e della marca temporale come strumenti di validazione, che permettono di assicurare l'integrità nel tempo, l'autenticità e la validità legale dei documenti, e rispettando le modalità tecniche dettate dalla normativa vigente, è possibile dematerializzare i documenti aziendali che appartengono sia al ciclo passivo (come ad esempio le fatture dei fornitori), sia al ciclo attivo (ad esempio la fattura verso i clienti), sia le scritture contabili obbligatorie per legge.
Modulo Workflow Documentale
Gestire i documenti significa archiviarli ed essere in grado poi di recuperarli, ma soprattutto avviarli attraverso i processi aziendali che, per essere correttamente svolti, hanno bisogno delle informazioni in essi contenuti.
Questi processi genereranno altri documenti che andranno anch'essi opportunamente gestiti.
Tutto questo porta inevitabilmente all'obiettivo di automatizzare e controllare i processi (impiegare strumenti di Workflow Management) e per ottenere questo, occorre avere la disponibilità di documenti in formato elettronico.
Le Aziende hanno oggi la necessità di rendere i propri processi più efficienti ed efficaci possibili cioè devono utilizzare quelle tecniche che vanno sotto il nome di Ottimizzazione dei Processi (BPR, Business Process Reengineering) usate per descrivere i modelli dei processi aziendali esistenti, sviluppare i nuovi e tenerli costantemente aggiornati a fronte di specifiche situazioni.
La gestione elettronica dei flussi documentali è finalizzata al miglioramento dell'efficienza interna e dei servizi volti alla trasparenza dell'azione amministrativa attraverso l'impiego di strumenti che consentono un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati.
Il workflow management permette di "pilotare" i diversi passi di ciascun processo aziendale attivando, in funzione degli stati di avanzamento delle pratiche, le funzioni applicative richieste e le funzioni comunicative e di gestione documentale a supporto del processo stesso.
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