La gestione di un parco automezzi, in particolare di medie o grandi dimensioni, è spesso un problema se effettuata con metodi tradizionali.
La situazione del singolo mezzo, la sua ubicazione (cantiere), le sue caratteristiche, la sua disponibilità, sono fattori molto importanti per una corretta ed efficace gestione.
Il sistema è una piattaforma informatica web-based per la gestione delle flotte aziendali di automezzi e delle officine.
Permette di gestire l'intero ciclo di vita dell'automezzo, dall'acquisto alla sua cessione e di tenere traccia delle operazioni effettuate e dei relativi costi: bolli, assicurazioni, revisioni, manutenzioni, ecc. ecc.
L'obiettivo fondamentale è quello di consentire all'utente una più accorta gestione degli automezzi, soprattutto consentendogli di valutare analiticamente i costi di impiego di ogni veicolo.
Inoltre è possibile seguire l'andamento dei costi di gestione degli automezzi, così da poter stabilire se è effettivamente economico l'utilizzo di un certo veicolo, o se invece è meglio sostituirlo con un altro che richieda dei costi di manutenzione più ridotti.
Il sistema offre tutte le garanzie di stabilità ed affidabilità richieste per lo svolgimento delle attività aziendali, consentendo di creare una infrastruttura di comunicazione integrata al proprio sistema informativo.
Consente di risparmiare sugli investimenti, di migliorare la qualità del servizio offerto, di assolvere agli obblighi aziendali e di perfezionare i tempi di lavorazione, eliminando disguidi, errori e perfezionando l'efficienza di ogni singolo dipendente.
Il bassissimo costo di gestione e la qualità del servizio, uniti alla possibilità di "liberare" i dipendenti dalle incombenze amministrative ed impiegatizie per dedicarli a svolgere, con maggior efficacia, i loro compiti aziendali, sono i principali punti di forza di questo modulo.
La semplicità estrema di utilizzo da parte dell'utente ne fa il prodotto ideale sia per chi ha già esperienza nell'utilizzo di un personal computer sia, cosa più importante, per chi si avvicina per la prima volta ad un sistema informatico.
Il sistema informatico e-Truck permette di personalizzare tutte le tabelle di base del programma, quali ad esempio:
Si ha la possibilità di classificare con precisione gli automezzi impostando la categoria e il tipo di categoria.
In questo modo si crea un tipo di categoria generica (ad esempio autoveicoli) ed uno più specifico (ad esempio autoveicoli di piccola cilindrata).
Questo aumenta le possibilità in fase di analisi e di report.
Il sistema gestisce le varie categorie di bollo in modo da fornire, in automatico, il calcolo dell'importo del bollo in base alle caratteristiche dell'automezzo.
E' possibile impostare un costo di base fisso (utile ad esempio per i ciclomotori) ed uno variabile in base al peso o alla potenza del veicolo.
Si ha la possibilità di specificare vari centri di costo in cui inserire gli automezzi, in tal modo si imputa ogni spesa al relativo centro di costo ed si ottiene una corretta analisi dei costi.
La gestione delle parti meccaniche è organizzata ad albero in modo da poter decidere il grado di precisione che si vuole ottenere nella gestione delle manutenzioni.
E' consentito inoltre definire, per ogni veicolo ed ogni parte meccanica, un programma specifico di manutenzioni e di impostare la periodicità delle scadenze giornaliere e chilometriche.
Il sistema permette di gestire tutte le operazioni di carico e di scarico effettuabili alla pompa, così da avere sempre la situazione corrente e passata di una determinata pompa.
Per tutte le operazioni di scarico è possibile identificare il veicolo che sta effettuando il rifornimento, così da poter sempre conoscere con precisione tutte le operazioni avvenute sulla singola pompa in un determinato periodo.
Sono presenti tutti i dati essenziali dell'automezzo presenti nel libretto di circolazione.
E' prevista l'impostazione per ogni automezzo anche dei seguenti dati:
Oltre alla gestione di tutti i dati base del veicolo, si puņ tenere traccia di tutti i proprietari del veicolo, di tutti gli assegnatari del veicolo, nonchè dello storico di tutti i centri di costo ai quai il mezzo è appartenuto.
Il sistema gestisce le tasse, i permessi e le assicurazioni dei veicoli consentendo di inserire non solo il periodo di riferimento con i vari importi, la durata e la scadenza del rinnovo successivo ma anche di gestire un eventuale piano per il pagamento rateale degli importi.
Il sistema gestisce le revisioni indicando l'esito positivo o negativo della revisione, l'importo dovuto ed il fornitore del servizio.
Inserimento dei controlli e delle manutenzioni periodici del mezzo per chilometri e per data.
Gestione dell'ultimo controllo effettuato e del prossimo controllo da effettuare con anticipo della segnalazione.
Tramite un sistema di causali flessibile e personalizzabile si registra ogni tipo di fattura e di operazione necessaria, con facoltà di decidere il tipo di campo desiderato, l'obbligatorietà o meno del campo e la visualizzazione nelle stampe.
Le varie operazioni di gestione degli automezzi impostano in automatico le scadenze che via via si presentano per i veicoli.
Per ogni utente del sistema è programmabile un allarme che verrà visualizzato nei giorni precedenti o successivi alla scadenza.
E' comunque inoltre sempre possibile impostare delle scadenze libere e personalizzate.
Il sistema gestisce eventuali magazzini ricambi con causali di carico e scarico, sia scarichi automatici in base alla scheda manutenzioni, sia gestione inventariale con valorizzazione del magazzino.
Il sistema effettua in modo rapido e veloce un'analisi completa dei costi sostenuti, a video ed in stampa.
Sono presenti una serie di report, configurabili in base alle esigenze del Cliente, che permettono un'analisi completa dei costi, quali ad esempio:
Ogni operazione del sistema corrisponde ad un determinato permesso, in fase di configurazione si potranno creare una serie di profili da assegnare agli utenti.
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