La Fatturazione Elettronica

La normativa stabilisce che le fatture nei confronti della Pubblica Amministrazione e dei privati possano essere veicolate tramite canali digitali in formato elettronico strutturato XML (eXtensible Markup Language).
Il processo di fatturazione prevede la produzione e la trasmissione del documento esclusivamente in formato elettronico.
Ne consegue che sia chi invia (Aziende e Pubblica Amministrazione) e sia chi riceve (Aziende e Pubblica Amministrazione) sarà tenuto a conservare questi documenti esclusivamente in formato digitale utilizzando un sistema di Conservazione Sostitutiva a norma di legge.
La Fattura Elettronica quindi è un file XML elaborato secondo il formato e il tracciato definito dal SdI (Sistema di Interscambio) ed è l'unico formato accettato dal portale informatico nazionale dedicato alla Fatturazione Elettronica (http://www.fatturapa.gov.it).
L'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura.
La sua accettazione è vincolata dalla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura.
Il file XML può contenere una fattura singola (un solo corpo fattura) oppure un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione).

Il formato della fattura

Il contenuto informativo della fattura elettronica prevede che siano presenti le informazioni da riportare obbligatoriamente in fattura, in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente.
In aggiunta a questi dati, il formato prevede l'indicazione obbligatoria di ulteriori informazioni, indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario, attraverso il Sistema di Interscambio.
Inoltre, per favorire l'automazione informatica del processo di fatturazione, a integrazione delle informazioni obbligatorie, il formato prevede anche la possibilità di inserire nella fattura ulteriori dati:

• informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l'integrazione della fattura con i sistemi gestionali e di pagamento;
• informazioni che possono risultare di interesse per scopi informativi tra Operatori Economici e Amministrazioni Pubbliche, con riferimento a particolari tipologie di beni e servizi o di utilità per il colloquio tra le parti.

Il Sistema di Interscambio

Il SdI (Sistema di Interscambio) è un sistema informatico in grado di:

• ricevere le fatture sotto forma di file;
• effettuare controlli sui file ricevuti;
• inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve ai compiti relativi all'archiviazione e conservazione delle fatture.
Il Sistema di Interscambio distingue tre tipi di file:

• File FatturaPA: file XML firmato digitalmente conforme alle specifiche del formato della FatturaPA, il quale può contenere:
  • una fattura singola (un solo corpo fattura)
  • un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione).
• File Archivio: file compresso, esclusivamente nel formato ZIP, contenente uno o più file FatturaPA.
• File Messaggio: file XML conforme a uno schema dettato dal Sistema di Interscambio. Un File Messaggio può essere di diversa natura a seconda delle informazione che si scambiano i due interlocutori (Azienda e Pubblica Amministrazione) e si suddividono in:
  • Notifica di Scarto;
  • File dei Metadati;
  • Ricevuta di Consegna;
  • Notifica di Mancata Consegna;
  • Notifica di Esito Committente;
  • Notifica di Esito;
  • Scarto Esito Committente;
  • Notifica di Decorrenza Termini;
  • Notifica di File non Recapitabile.

Il Sistema di Interscambio attribuisce ad ogni tipologia di file messaggio una nomenclatura differente.
Il Sistema di Interscambio effettua su ogni file dei controlli formali necessari per garantire il corretto inoltro al destinatario.
Ogni errore riscontrato in seguito ai controlli è identificato da un codice e da una descrizione.

L'Operatore economico

L'Operatore economico è colui che effettua fatturazione elettronica tramite il Sistema di Interscambio.
L'Operatore economico può predisporre, emettere e trasmettere autonomamente la fattura elettronica oppure avvalersi di un Intermediario.
Le operazioni che l'Operatore Economico deve svolgere sono:

• Predisporre la FatturaPA: Preparando la fattura o il lotto delle fatture nel formato richiesto dal Sistema di Interscambio per la loro importazione;
• Firmare la FatturaPA: Ogni file fattura trasmesso al Sistema di Interscambio deve essere firmato dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata, la firma è necessaria in quanto garantisce l'integrità delle informazioni contenute nella fattura e l'autenticità dell'emittente;
• Inviare la FatturaPA: Il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio attraverso cinque diversi canali di trasmissione:
  • Posta Elettronica Certificata (PEC)
  • Invio via web
  • Servizio SDICoop - Trasmissione
  • Servizio SDIFTP
  • Servizio SPCoop - Trasmissione
• Gestione dei File Messaggio: Colui che emette o trasmette un file FatturaPA ha la possibilità di visionare tutti i file messaggio che documentano lo stato del proprio file presso il Sistema di Interscambio.

Requisiti del servizio

La soluzione proposta dalla OPENKEY S.R.L. si presenta snella e di semplice utilizzo, con un impatto organizzativo ridotto al minimo.
L'invio delle fatture del Cliente destinate alla Pubblica Amministrazione ed ai privati, l'archiviazione e la loro l'indicizzazione avviene tramite una connessione sicura e cifrata utilizzando dei connettori standard che permettono l'integrazione con qualsiasi piattaforma gestionale del Cliente.
Il sistema, successivamente, genera il flusso di fatturazione da inviare al Sistema di Interscambio (File FatturaPA, File Archivio e File Messaggio), conforme alle specifiche del formato della FatturaPA.
Tale servizio consente di colloquiare con il Sistema di Interscambio in maniera del tutto trasparente, senza l'intervento manuale di nessun soggetto, recapitando le varie notifiche di avvenuta consegna o rifiuto delle FatturePA agli attori coinvolti nel processo.
La OPENKEY S.R.L. è in grado di fornire i seguenti servizi inerenti la trasmissione, gestione e conservazione delle fatture elettroniche:

• Configurazione a livello di utente di sistema;
• Interoperabilità con sistemi esterni di fatturazione;
• Interoperabilità con sistemi esterni di Conservazione Ottica Sostitutiva;
• Gestione del formato "FatturaPA";
• Gestione della Firma Digitale;
• Colloquio con il Sistema di Interscambio (Sdi);
• Convalida e conservazione delle fatture nel loro formato originale;
• Invio delle fatture secondo l'IPA (Indice della Pubblica Amministrazione);
• Monitoraggio trasparente del processo di fatturazione;
• Garanzia di conservazione delle informazioni comprovanti l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto di ciascuna fattura (Firma Digitale e Timestamp);
• Servizio di Conservazione Ottica Sostitutiva a norma di legge;
• Accessibilità e leggibilità dei documenti durante tutto il periodo di conservazione previsto dalla legge;
• Sistema di visualizzazione, ricerca selettiva, copia e stampa delle fatture sia nel formato originale che in quello leggibile;
• Sistema di generazione di documenti PDF delle fatture.