La gestione elettronica dei procedimenti amministrativi

La dematerializzazione e la gestione elettronica dei procedimenti relativi alle pratiche edilizie si esplica attraverso una procedura informatica che supporta l'operatore nella compilazione e semplifica la stesura delle pratiche di deposito.
L'utilizzo di strumenti quali la firma digitale, la marca temporale e la posta elettronica certificata offrono i riferimenti legali e temporali per la certificazione dei dati e dei documenti.

Gli obiettivi della gestione elettronica dei procedimenti amministrativi sono:

• Informatizzazione e gestione della pratica in digitale;
• Dematerializzazione della documentazione e degli allegati;
• Possibilità di uniformare la prassi operativa nel rapporto con il cittadino/professionista;
• Riduzione dei costi di gestione delle pratiche e dei documenti;
• Attuazione della semplificazione e trasparenza amministrativa;
• Snellimento dei tempi di attesa e contrazione sensibile dell'accesso agli sportelli.

La procedura telematica prevede che tutti gli atti che compongono la pratica non utilizzino altro supporto che quello informatico e/o telematico per l'acquisizione degli elementi costitutivi, l'elaborazione, l'archiviazione, il trasporto e la conservazione, con pieno valore tra le parti e verso i terzi.

SOPEDI: il sistema informatico di gestione delle pratiche edilizie

SOPEDI (Sportello On-line Per l'EDIlizia) è un sistema per la gestione elettronica della pratiche di deposito che consente la totale dematerializzazione dell'archivio delle pratiche edilizie.
Con l'utilizzo di SOPEDI le procedure risultano omogenee e semplificate, con la possibilità di verificare lo stato di avanzamento delle pratiche e di uniformarne le modalità di presentazione.
Lo scopo principale del sistema consiste nella gestione delle problematiche inerenti la pratica dal momento della presentazione dell'istanza fino al rilascio del provvedimento previsto ed alla sua archiviazione.
Il sistema è dotato di ampia flessibilità e configurabilità per consentire la gestione di qualsiasi provvedimento di materia tecnica, anche in considerazione della continua evoluzione normativa.

Le caratteristiche funzionali del sistema sono:

• Attivazione delle procedure di deposito da parte dei professionisti e cittadini in modalità digitale attraverso l'accesso ad un portale dedicato;
• Verifica automatizzata della completezza formale delle pratiche in ingresso;
• Utilizzo della firma digitale, marca temporale e posta elettronica certificata come strumenti di validazione e gestione delle comunicazioni e dei dati;
• Gestione informatizzata di ogni tipologia di pratica dalla compilazione fino all'inoltro dei dati e dei relativi allegati firmati digitalmente;
• Gestione del procedimento da parte dell'Ente, compresa l'eventuale richiesta di integrazioni e comunicazioni, sempre in modalità digitale;
• Possibilità del professionista o cittadino di monitorare lo stato di avanzamento della pratica on-line;
• Creazione e gestione di un archivio digitale centralizzato consultabile tramite una semplice ed intuitiva interfaccia;
• Ripartizione omogenea dei compiti in quanto il sistema può consentire il riequilibrio dei carichi di lavoro fra gli operatori per evitare così uffici sovraccarichi di pratiche e funzionari oberati di lavoro.

Al fine di garantire la dematerializzazione dell'intero procedimento amministrativo gli strumenti informatici che vengono utilizzati sono:

• Front office: consente l'invio delle pratiche e la consultazione dello stato di lavorazione delle stesse;
• Back office: permette agli operatori dell'Ente di lavorare con le pratiche ricevute;
• Firma digitale: da apporre sui documenti informatici al fine di garantirne l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del Codice Civile (Efficacia della scrittura privata);
• Marca temporale: che consente di rendere opponibile a terzi l'eventuale riferimento temporale associato al documento;
• Posta elettronica certificata: per attestare la data ed ora certa relativa all'invio ed alla ricezione dei documenti e delle notifiche/comunicazioni.

Le funzionalità del front office

Il front office eroga servizi on-line per diverse tipologie di utenti (professionisti, cittadini, imprese), permette di scegliere l'istanza o la comunicazione di proprio interesse e di inoltrare in modalità elettronica la richiesta all'Ente.
Rappresenta l'interfaccia tra l'Ente e l'utente e diventa per questi l'interlocutore principale al quale rivolgersi per chiedere e ricevere informazioni riguardanti le proprie pratiche.

Caratteristiche del front-office

• L'utente, registrato ed autenticato, compila on-line l'istanza tramite un percorso (wizard on-line) ed allegando tutti i documenti ed elaborati, firmati digitalmente, necessari e previsti dalla normativa nazionale o locale;
• L'utente ha piena autonomia nell'inserimento e rettifica delle proprie pratiche grazie alla possibilità di controllare lo stato di preparazione della pratica nonchè decidere il momento in cui inviarla all'Ente;
• La certificazione dell'avvenuta consegna dell'istanza viene effettuata attraverso messaggi di posta elettronica certificata;
• Tutti i documenti ed elaborati trasmessi in formato elettronico sono archiviati con la certezza di autenticità, paternità, data certa e pieno valore legale senza che possano essere ripudiati da terzi per vizi formali;
• L'utente ha la possibilità di recuperare tutta la modulistica, anche auto-componibile, e di compilare i campi contenenti i dati identificativi della pratica, allegare la documentazione richiesta firmata digitalmente, verificare per ogni pratica lo stato dell'istruttoria. Ciò consente di ridurre gli errori e i tempi di accoglimento delle istanze presentate.

Le funzionalità del back office

Il back office assiste il responsabile del procedimento e gli operatori dell'Ente durante l'espletamento di tutte le formalità e degli adempimenti.
E' una soluzione altamente configurabile per la gestione ed archiviazione dei procedimenti tecnico-amministrativi con possibilità di integrazione con gli altri sistemi dell'Ente (ad esempio protocollo informatico, anagrafe, tributi, toponomastica, ecc.).

Caratteristiche del back office

• Il sistema gestisce procedimenti secondo la logica dei processi, permettendo di attribuire competenze e ruoli definiti agli operatori dell'Ente, ed introducendo elevati livelli di automazione nella gestione delle pratiche;
• Task list: per ciascun operatore è presente la lista delle attività da svolgere relative alle pratiche di propria competenza;
• Scadenzario: fornisce all'operatore uno strumento utile per rispettare le scadenze istruttorie definite dalla normativa;
• Pratiche elettroniche: tutti i dati dell'istanza (ubicazione e riferimenti catastali immobile, progettisti, professionisti e imprese esecutrici delle opere, pratiche relative agli interventi svolti, ecc.) e della sua storia (attività istruttorie, pareri, integrazioni, provvedimenti, ecc.) sono sempre disponibili in formato elettronico;
• Comunicare in forma certa e certificata con l'utilizzo di messaggi di posta elettronica certificata per permettere di dare pieno valore legale ai fini della decorrenza dei termini relativi all'istanza;
• L'operatore che prende in carica la pratica può verificare la correttezza e la completezza dei dati e della documentazione allegata, richiedere eventuali integrazioni ai dati oppure ai documenti;
• Gestione completamente automatizzata dell'iter delle notifiche e delle istruttorie.