Per gestire le presenze e le assenze del personale, secondo criteri di efficienza operativa, occorre una soluzione adattabile alle singole esigenze, semplice da utilizzare ed in grado di ridurre notevolmente i tempi di gestione dei dati rilevati.
Il sistema informatico di gestione presenze nasce dalla necessità, di base, di risolvere tutte le problematiche di controllo e calcolo delle ore di presenza del personale in azienda.
L'intero sistema è stato realizzato in modo modulare e parametrizzato.
E' così possibile strutturare i flussi del processo di gestione in modo personalizzato, ad esempio basandosi sulle specifiche e diverse esigenze contrattuali.
Tra le funzioni classiche:
La procedura di controllo delle presenze consente di realizzare le seguenti funzioni:
e-Time si caratterizza per una serie specifica di funzioni, che ne fanno un prodotto specifico ed innovativo al tempo stesso, ben diverso dagli applicativi attualmente presenti sul mercato.
Rappresenta una soluzione per utenti dell'ufficio personale, per i dipendenti e per i responsabili di enti o aziende, dotandoli di una procedura che consente di consultare i dati personali e di caricare richieste di giustificazione.
Di seguito sono elencate le principali caratteristiche applicative che caratterizzano il software:
E' lo strumento con il quale viene gestita l'anagrafica aziendale ed al tempo stesso la struttura aziendale.
Può essere configurato liberamente secondo le proprie esigenze di organizzazione aziendale, non ha limiti nell'estensione dei rami e consente la gestione multi aziendale delle anagrafiche.
E' gestibile attraverso l'organigramma aziendale e rappresenta uno degli elementi strategici, dove vengono caricate tutte le informazioni relative al dipendente.
Oltre ai dati di base, è possibile caricare l'intero profilo aziendale del dipendente, il controllo sulle visite mediche effettuate, la formazione e gli studi effettuati e tutte le sue esperienze professionali, così da avere un quadro completo dell'individuo e la possibilità di gestire queste informazioni per ricerche e statistiche.
Le informazione anagrafiche, professionali e contrattuali del personale vengono utilizzate dall'applicazione nelle varie fasi dell'elaborazione dei turni di lavoro, risparmiando all'utente l'incombenza di dover ricordare tutte le eccezioni, trattamenti particolari e le differenze normative presenti nei vari contratti di lavoro.
E' possibile, attraverso codici numerici digitati sulla tastiera del terminale di rilevazione presenze, codificare determinate uscite o particolari rientri che differiscono dall'orario stabilito dal contratto.
Tramite questi codici, si può eseguire un particolare calcolo o sostituire l'orario standard con un orario particolare effettuato in quella determinata giornata.
Il sistema permette di creare e configurare un numero infinito di fasce orarie e fasce di monte ore.
Ad ogni dipendente si possono associare specifiche condizioni contrattuali fra le quali il monte ore, che può essere gestito sia giornalmente che periodicamente.
Oltre all'orario di inizio, fine e durata complessiva, può essere indicato il periodo di validità o invalidità.
Si definiscono l'insieme di operatori da assegnare ai vari turni specificando i reparti, i raggruppamenti, od anche i singoli nominativi.
Oltre alla funzionalità che consente di creare un numero infinito di voci per il conteggio del cartellino, il sistema gestisce anche delle Voci Mensili, caricate manualmente o generate automaticamente dal programma nel cartellino a fine mese come unica e singola quantità.
Queste voci mensili sono anche configurabili come Contatori, per consentire un calcolo progressivo delle quantità delle voci parametrizzabili in maniera temporale.
Alcuni esempi di Contatori sono rappresentati dal monitoraggio delle ferie residue per l'anno in corso ed anno precedente, con possibilità di scalare i giorni di ferie in modo automatico prima dall'anno precedente, poi da quello in corso, oppure di gestire il saldo delle ore dare/avere mensili da riportare al mese successivo, controllando che il dipendente recuperi nel mese o nei mesi successivi il negativo accumulato e se ciò non si verifica, calcolando in automatico le ore in detrazione stipendio.
E' possibile inoltre gestire qualsiasi tipo di collegamento tra i diversi Contatori in base ai valori assunti dagli stessi nel corso dei mesi o addirittura degli anni.
Gestione in maniera distinta dei contatori di quelle voci di cui si ha necessità di mantenere separati i valori anno in corso e anno precedente.
Questi tipi di contatori sono gestiti automaticamente dal sistema che si occuperà di inizializzare annualmente le quantità che dovranno essere attribuite ad ogni dipendente e calcolandone l'eventuale residuo rispetto il periodo precedente.
Grazie alle macro è possibile gestire questa ciclicità non solo su base annua, ma anche per un intervallo di tempo personalizzabile.
In base alla configurazione degli orari di lavoro si possono determinare in maniera precisa le voci che concorrono al conteggio del cartellino mensile del dipendente.
Il sistema offre l' opportunità di configurare orari rigidi con calcolo delle voci esclusivamente in base alle timbrature standard, oppure elastico con il massimo della flessibilità, dove il calcolo delle voci guarda soprattutto al raggiungimento delle ore spettanti giornaliere.
Oltre agli elementi di base dell'orario, sono attuabili orari completamente rigidi, completamente elastici o semi-elastici, ovvero elastici all'interno di determinate fasce e rigidi al di fuori di esse.
E' possibile quindi gestire voci di assenza e straordinario diverse a seconda dell'intervallo lavorativo e di assenza effettuato dal dipendente nell'arco della giornata, compensando le voci nella fasce elastiche e mantenendo separate le voci nelle fasce rigide.
La generazione delle voci è completamente delegata ad uno schema di calcolo che, una volta definite le categorie in cui vengono suddivisi la giornata ed il monte ore lavorato, si occupa di generare in automatico tutte le voci corrispondenti.
E' effettuabile qualsiasi tipo di arrotondamento, sia sulle timbrature prima del calcolo, sia sulle voci della giornata una volta calcolate.
Nel caso in cui il dipendente non completi le ore dovute della giornata, sono configurabili una o più voci che chiudano la giornata sino al raggiungimento delle ore prestabilite.
Le pause vengono amministrate attraverso parametri che consentono di definire l'intervallo minimo e massimo della pausa, se deve essere timbrata o no, se si devono generare voci che evidenzino l'evento e come gestire un eventuale eccesso della pausa.
I dipendenti che non timbrano o che effettuano solo una timbratura per segnalare la loro presenza, si gestiscono inserendo automaticamente nell'orario di lavoro le ore spettanti della giornata con facoltà di caricare giustificativi o altre voci in base ad ogni particolare situazione.
E' attuabile la gestione di una banca ore per la compensazione di una o più voci di assenza, con una o più voci di straordinario, seguendo una priorità di compensazione personalizzabile.
L'intervallo di tempo può essere variabile e coinvolgere più fasi del calcolo (ad esempio prima si effettua una compensazione a livello settimanale e poi successivamente a livello mensile) ed i risultati possono essere riportati al periodo di calcolo successivo (ad esempio al mese successivo).
In alcuni particolari casi, è consentito mantenere in memoria il valore negativo accumulato nel periodo precedente e controllare se tale valore viene recuperato nel periodo in corso, generando determinati eventi se ciò non avviene (ad esempio detrazioni delle ore mancanti in busta paga).
Consentono di gestire l'orario svolto dal dipendente nell'arco dell'intera settimana, potendo differenziare gli orari da usare nel periodo feriale e quelli da adoperare nel periodo festivo.
Vi è la possibilità di stabilire orari diversi a seconda del giorno della settimana, oppure definire addirittura più orari per ogni singolo giorno della settimana.
Oltre al calendario settimanale è definibile anche un calendario stabilito dall'utente, per la gestione di turni particolari (ad esempio 3 giorni di lavoro e 1 di riposo, oppure 4 di lavoro e 2 di riposo), che quindi avranno una cadenza differente da quella settimanale.
E' possibile costruire una serie di macro programmabili e personalizzabili dall'operatore da assegnare a qualsiasi elemento presente.
Il Profilo Periodico si può assegnare al dipendente per un conteggio finale del cartellino mensile, si può abbinare ad una causale da terminale per eseguire determinate operazioni alla digitazione del codice, si può caricare dietro un orario di lavoro per far eseguire determinati calcoli in presenza di un determinato orario ed altro ancora.
L'utilizzo delle macro, consente di"modellare" il software in base a qualsiasi esigenza dell'azienda, senza trascurare alcun particolare, per quanto specifico esso sia.
Uno degli esempi più classici è rappresentato dal caricamento della malattia nei tre anni, dove conoscendo il tetto massimo di giorni retribuiti con percentuale del 100% al dipendente, il motore di calcolo del software in caso di superamento del tetto, carica in maniera automatica le voci di malattia con minore percentuale retributiva corrispondente.
Il sistema permette di eliminare il classico flusso cartaceo relativo alle richieste per la Giustificazione di Assenze e per le Timbrature Mancanti o Errate.
Con questo modulo il dipendente effettua una richiesta via web che segue l'iter procedurale stabilito dall'ente per la sua verifica, la sua approvazione (da parte del responsabile) e il successivo caricamento nel cartellino del dipendente, il tutto in maniera completamente automatica e controllata.
Tale funzionalità, unita alla opportunità del dipendente di controllare il proprio cartellino on-line, snellisce, facilita e riduce notevolmente il lavoro svolto dagli addetti alla gestione del personale.
Le richieste di giustificativi, come per gli straordinari, possono quindi essere sottoposte a una fase di verifica e di accettazione, che varia in funzione del dipendente e del tipo di richiesta.
Il Cartellino Mensile rappresenta, di sicuro, il prospetto più utilizzato dall'utente per la determinazione delle voci mensili del dipendente.
Sono apportabili tutte le modifiche e correzioni necessarie per il calcolo finale delle voci mensili da trasmettere al software paghe.
L'interfaccia semplice ed intuitiva ne fa uno strumento duttile e maneggevole, che accelera notevolmente le normali attività di controllo e chiusura del Cartellino.
I Totali di Elaborazione non sono altro che una delle tante viste riepilogative e statistiche presenti all'interno del software, che aiutano a pianificare le strategie future dell'Ente.
E' un prospetto che può arrivare ad avere 3 livelli di filtro: i dipendenti selezionati, il periodo prescelto e le voci da riepilogare.
Il sistema permette di determinare i dipendenti presenti o assenti all'interno dell'Ente, indicandone, in caso di assenza, le motivazioni.
L'individuazione dei soggetti può essere fatta basandosi sull'arco dell'intera giornata, oppure ricercando le Presenze/Assenze in un intervallo di tempo orario specificato.
Il Prospetto delle Timbrature consente di avere un quadro d'insieme sulla situazione del Cartellino Mensile di tutti i dipendenti, avendo anche l'opportunità di poter intervenire direttamente sulle giornate, con un semplice click del mouse, per correggere e/o controllare situazioni errate o incomplete.
Il sistema informatico è totalmente indipendente dai terminali di acquisizione dati ed è quindi possibile riutilizzare i terminali già in possesso oppure procedere all'acquisto senza vincolo.
Permette di acquisire le timbrature tramite l'importazione del tracciato record del terminale oppure attraverso l'utilizzo di una applet che si occupa di recuperare le timbrature presenti all'interno di ogni terminale.
Alcune aziende hanno sedi periferiche dove lavora un numero ridotto di dipendenti, per i quali non è conveniente installare terminali di timbratura.
In questi casi si può ricorrere alla timbratura virtuale effettuata sul terminale virtuale, in modo da registrare le entrate e le uscite dei dipendenti.
Si effettuano le timbrature senza tessera o badge in remoto, utilizzando un semplice elaboratore ed emulando le funzionalità dei timbracartellini.
L'orario mostrato dal terminale virtuale in remoto è quello del server applicativo (ciò esclude che si possa modificare arbitrariamente l'ora di entrata ed uscita).
Si ha la possibilità di attribuire ad ogni attività lavorativa il corrispondente centro di costo, in modo da avere un immediato controllo sul totale delle prestazioni rilevate per ogni commessa.
Effettua la gestione completa dei pasti permettendo di attribuire in maniera manuale o automatica i ticket o i buoni pasto per ogni dipendente.
L'Export Dati alle Paghe rappresenta l'ultimo passo a completamento della Rilevazione Presenze e consiste nella generazione di un file in formato testo che contiene i dati delle presenze nel formato riconosciuto dal software paghe.
Grazie alle sue caratteristiche, il software è in grado di esportare verso tutti i più noti applicativi dedicati alle paghe, nel tracciato da loro riconosciuto, trasmettendo tutte le informazioni in maniera completa, affinchè il passaggio avvenga senza alcun intervento manuale degli operatori.
Questa funzionalità è utile quando l'organizzazione non possiede dei terminali di raccolta dati e l'operazione di inserimento delle timbrature avviene manualmente oppure con particolari automatismi (ad esempio con l'importazione dei dati da un foglio di calcolo).
Consente di redigere un prospetto mensile che permette, in base al profilo orario del dipendente, di calcolare ed impostare le ore lavorate per ogni singola giornata.
L'operatore o il dipendente possono inserire facilmente gli eventuali giustificativi ed assenze che completano il mese.
In tal modo si riducono notevolmente i tempi per la compilazione del foglio presenze e, di conseguenza, per le vidimazioni del mese e le rendicontazioni per le paghe.
La gestione tramite foglio presenze automatico si pone come alternativa alla normale gestione del sistema di presenze tramite badge e terminali di rilevazione.
Il processo di elaborazione dei dati, partendo dalle timbrature, dai giustificativi e dal profilo orario del dipendente, produce le voci risultanti, destinate al sistema informatico per il computo delle paghe.
Il sistema informatico prevede una corposa serie di stampe che consentono di ottenere tutta la documentazione necessaria per la corretta gestione dell'ufficio del personale: cartellini mensili, giornale presenze per INAIL con diversi livelli di dettaglio, estratti dell'anagrafica, situazione dei presenti/assenti, totali delle ore ordinarie, straordinari e delle missioni, totali periodici per analisi statistiche, ecc. ecc.
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